高效率開會的11個步驟

本院群體健康科學研究所林煜軒助研究員級主治醫師研究室與編輯中心的讀書會,於今年1月2日導讀《自然》(Nature)期刊「高效率開會的11個步驟」(The 11-step guide to running effective meetings)一文。

於職場中大家或多或少都有參與會議的經驗,如何召開有效的會議,是在職業生涯中不可或缺的技能。文中提出了如何讓會議的品質大大提升的11個步驟,簡要說明如下:

一、決定是否需要開會
首先您需要決定有無必要開會;如果一通電話就可解決問題,就不需要召開會議。一旦決定要開會,可分會議前、會議中、會議後三個階段的不同步驟。

《會議前準備》
二、設定會議目標
會議前請設定會議目標,想想您對會議有何期望值,亦即「為什麼要開會?」設定會議目標可使會議討論較能聚焦,幫助會議後衡量會議召開是否有效果。大致上會議可分四個類型:

1. 做決定的會議:會議的目的是要讓決策者能夠達成共識有所決議,研究業務據以接續辦理,例如:要改變一個實驗的步驟,需要團隊決定。
2. 分享資訊的會議:要讓團隊能夠瞭解團隊成員有必要知道的資訊,例如:最新的實驗結果。
3. 解決問題的會議:於會議徵求更好的建議、或者要建立一個計畫、在專業知識領域內安排一個可行的步驟等,例如:討論或優化一個困難的實驗。
4. 討論型會議:針對一項主題請參與者表達意見,例如:最新發表的論文有沒有值得推展或應用的價值。

三、訂定會議議程
針對某個主題進行發散式的討論很少能夠達成會議預期的目標。
訂定明確的議程可使與會者事先知道討論事項以及想達到什麼樣的目的,可以幫助與會者集思廣益;同時,討論亦能聚焦。

四、會議時間要短
有效率的會議最好在二小時內結束,最後留五分鐘讓會議主席摘要前面的討論,以利達成共識。

五、確定與會人員
確定哪些人需要參加,事先發出開會通知。如果開會人數眾多,會議較不容易達成共識或達到會議的目標,較少的開會人數較可能達成會議的目標,而這些人也必須先瞭解自己於會議中所扮演的角色。

六、會議資料分發
除開會通知和議程之外,相關資料至少應在一天前提供與會者,大家收到開會資料時,就可以開始準備意見,對會議討論有所貢獻。

《會議進行中》
七、會議準時開始,準時結束
良好的時間管理也是讓會議具有生產力的重要元素,需注意議程和時間。

八、引導討論,處理干擾
引導討論其實有挑戰性,尤其當會議主席不是最資深的成員,需要事先做好準備,使得討論能夠順利、聚焦、達成目標。

重要的會議技巧之一是在會議進行中抓出重點記下,作為未來待辦追蹤事項。為了避免會議討論過於分散,主席可以表達「這項議題超過我們今天要討論的項目,我們先記下,於下次會議繼續討論。」這樣出席人員就會瞭解,不至於因為意見分歧干擾會議進行或中斷會議。

讀書會中林醫師表示會議主席/主持人訓練很重要:上台除介紹主講人外, 尚需具備處理突發狀況的能力,例如:簡報時電腦或投影機故障、停電時,主席需要能夠打圓場,把等待的時間減到最小等。

九、 重點摘要
就討論摘要重點,思考下一階段要採取什麼方針,建議於會議進行中逐步記下,可幫助會議結束後快速完成會議紀錄。

《會議結束後》
十、 完成會議紀錄,分發給與會人員
會議紀錄可幫助追蹤待辦事項。會議紀錄通常在24小時內完成,所以次日應將會議紀錄發給與會者。

十一、 待辦事項追蹤
會議決議有待辦事項者必須要訂出追蹤事宜,並加註預定完成日期。通常會議紀錄發給與會人員後,收到會議紀錄者最好也能在24小時內回復意見。

會中,研究室成員也分享了平時召開會議的經驗:如何運用專案管理軟體「Trello」進行會議,會後會議紀錄於24小時內送出,並副知所有與會人員,記錄者於48小時蒐集意見並修訂完成,與文章中提出的「會議後追蹤管理」不謀而合。

 

參考文獻:
The 11-step guide to running effective meetings. Nature Careers community
doi: 10.1038/d41586-019-02295-z

文:編輯中心陳麗秋;圖:編輯中心劉盈秀

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