研究人員10個經過驗證的時間管理技巧

截止日期快到了,而你的工作卻八字還沒一撇,夠嚇人吧!?當你覺得快不行了,似乎無法如期完成時,你有想過做好計畫和管好時間嗎?

研究人員常常要交付成果。至少有發表論文、報告、提交計畫,以及進行研究工作。還有可能要教學、指導學生或從事審查工作。加上處理行政和管理、解決核心研究相關的活動。不預期的延遲還會花費很多的時間。

利用可用的時間令研究人員游刃有餘。有效的時間管理不僅有助於避免最後一刻的壓力和延誤,還可確保研究排程更加順暢愉快。本文綜合研究人員們分享下列時間管理方法,幫助你在新的一年提高效率!

使用項目管理工具
有效率的計畫是時間管理的關鍵。最好在每個學期或學年開始時建構一個結構化的計畫。使用專案管理與計畫工具(例如:Asana、Trello、ProofHub),可以幫助保持進度。

同時進行多項目標
列出主要目標後,請考慮是否可同時實現某些目標,因為這將確保穩定進展。例如:不要等待完成全部研究和分析,才開始撰寫論文。可以在進行實驗時同時編寫「方法」部分,因這些過程細節都很清楚記得。

分派切合實際的期限
如果你有一項重要目標期限,請將工作分為幾個較小任務並提前設定期限。考慮可預見的挑戰並設定切合實際的時間表。保留一些緩衝時間,以確保你的計畫不會過於龐大。在一天內或一週內塞進太多工作可能失去動力並完全停止執行安排的行程,或者可能會過度勞累,而早期倦怠。

每日排定待辦清單
每天待辦事項清單可供跟進當天工作並查看完成情況。在一天結束時從清單中剔除已完成的事項,令人有成就感。每個工作日的最後5分鐘,趁著記憶猶新建立第二天的快速待辦事項清單。

優先任務先排定時間
重點工作或較大任務先排進日程表,這對研究人員是個有用的好策略。例如:一天的開始可先花些時間撰寫論文。先將時間花在撰寫文稿或撰寫計畫上,而不是第一時間先關注電子郵件。撰寫帶來成就感,讓你更接近目標。因為一天的開始先讀電子郵件是優先考慮其他人的要求,而不是先實現自己的長期目標。要保持進展,一天的開始請執行最高優先的任務。

學會說「不」
研究人員會遇到許多要求與機會,如果一概來者不拒,會分散注意力,無法實現自己的目標。問問自己:你是否有足夠的力氣進行額外的審查?參加相關領域的會議,而非自己專注的研究工作?

避免分心
專注在重點工作時,請關閉手機上的通知或將手機置於「請勿打擾」模式。每個工作期間結束時,再花5分鐘檢查電話和郵件。然而,要抵制立即回復所有電子郵件的誘惑。僅針對需要緊急回復的郵件進行簡短回復。其餘的可以等以後再回。

不要拖延
拖延是時間管理的最大敵人:所有人都有此經驗,讓自己去完成自己不喜歡的任務或具有挑戰性的任務是相當困難的事。

避免拖延的好方法是在訂定私人行程的當天也安排一項艱鉅的任務。例如:訂了晚上的電影票,當天也排出下班之前一定要完成一件一直推遲的任務。如果知道需要在特定時間離開辦公室/實驗室,就會大大提高自己的效率。

不要提前拖延(precrastinate)
所謂「提前拖延」是指先執行其他不重要的任務(例如:回復電子郵件)來延遲自己不想執行的工作的另一種方法。千萬別這樣做,盡可能遵守自己定出的時間表。

休息一下
不要整天坐在辦公桌前。取而代之,每個全神貫注時段之後請休息一下,這有助於提高生產力。利用這些休息時間進行一些身體活動,例如散步、游泳、瑜伽、騎自行車;或在非常忙碌的日子裡,帶一杯咖啡走到陽台上可能會很有幫助。此外,騰出一些時間陪家人和朋友也很重要。

儘管遵循計畫與時間表很重要,但不要對自己太苛刻。有時會有很多時候你會變得超級有動力,但有些時候你會變得無法前進。總體而言,要始終努力於長期目標,不斷檢討,以瞭解哪些方法有效,哪些方面還可以改進。

參考文獻:

10 Tried and tested time management tips for researchers. Editage Insights

文:編輯中心陳麗秋/圖:Pixabay

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