視訊會議10件事

疫情嚴峻當下,居家工作及視訊會議已是職場必要的選擇之一。當今視訊會議因網路發達,不論例行會議或工作會議,在許多企業,員工無論是在家中還是在辦公室,都可以運用會議軟體如WebEx、Google Meet、Zoom或Skype參加視訊會議。

開會的目的就是為了建立良好的「溝通」在視訊會議上也不例外,會前先界定好開會的目的,事先發出會議議程,通知該出席的人員,也告知會議的目的或會議參與者必須做些什麼,例如交業務報告等。無論參加虛擬與實體會議,行為規範應該如何?下列10件事或許可作為參考。

1. 準時參加
就像參加任何專業會議一樣,準時參加是一種禮貌。儘可能提早在會議開始前至少5至10分鐘就在線,如果你在會議前還有會議,請告訴下一個會議的承辦人,以便他們事先知道你的出席狀況。

2. 加入視訊會議前請測試聲音
如果你是新手上路,請事先測試一下聲音。最好事先請同事協助進行測試,確保他們能聽到你的聲音。即使你以前就使用過視訊會議軟體,當你轉換設備或不同軟體時,仍有可能出現無法預料的問題。除了測試有沒有聲音,也要測測合適的音量。此外,使用耳機麥克風效果較佳,除了避免回音外,聲音輸入和輸出可更容易控制和更加清晰。

3. 選擇安靜的空間參加會議
讓自己遠離潛在的干擾和噪音製造者,有助於提高聲音的質量與整體注意力。

4. 總是開起視訊鏡頭讓與會者看到你
除此之外,請注意視覺的呈現,選擇專業的視訊背景。好消息是很多視訊會議軟體都可以設置背景,不妨試試。儘可能讓背景看起來專業或適合辦公室的空間,放鬆的背景應留在工作之餘與朋友和家人休閒聊天時再使用。

5. 臉部需要明亮
視訊會議最好能注意臉部照明。確保光源在你面前而不是在身後。讓臉部光線充足,使用自然光最好,而且請面對攝像鏡頭。

6. 衣著端莊
這將有助於提高工作效率並為一天做好準備,不至於過於放鬆和注意力不集中。

7. 手機關靜音
在會議期間手機請關靜音,例如:關閉Twitter或其他社群軟體的推播通知,以避免會議受到干擾。

8. 專注於開會
成為積極的參與者,不要滑手機或收發簡訊。開會時保持與所有參與者眼神交流,避免思緒離開主題或身體隨意晃動,維持如同在一般會議時的行為舉止。

9. 會議結束後請確保關閉連結
請務必確定筆電攝影鏡頭上的綠燈熄滅並且收到視訊會議系統說通話已結束,確定已經關閉連結。避免成為網路上流傳的梗圖。

10. 做你自己,保持專業
參加視訊會議和正常辦公一樣,做你自己,保持專業。讓其他參與者感受到你的積極和專注!

參考資料:

https://ledgeviewpartners.com/blog/video-conferencing-best-practices-the-dos-and-donts/

文:秘書室陳麗秋/圖:Pixabay

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