本院行政作業資訊整合系統簡介

一、緣起
本院以往行政系統的開發,是由各業務單位依照各自作業上的需求,尋求資訊中心協助或委外開發。然而如此運作後,業務單位之間的作業漸漸浮出了一些問題,例如:業務和系統間作業無法連貫、業務和系統間資料不能互相參考,以及紙本佐證資料未能減少等,進而衍生人工重複繕打資料、系統間手動或半自動拋轉資料及系統作業外尚需人工確認等問題(圖1)。雖然已階段性達成改善了各自單位的業務效率,但整體行政作業的效率仍有可再精進提升之處。

二、解決方案
2019年開始,為改善整體行政的作業效率,本院總辦事處資訊中心與會計室、人事室、採購中心及總務室共同規劃委外開發大型整合型系統「行政作業資訊整合系統」,重新分析各單位「行政作業流程」、「各業務單位間作業的相依性」及「就源資料(業務前端資料)」等關聯,建置一套符合整體行政作業的高效率且具整合性的系統(圖2)。

三、系統特色
此套「行政作業資訊整合系統」除了滿足各自業務單位作業需求與前端使用者的作業需求,如快速申請、即時查詢及統計分析外,亦著重於業務間系統的整合與簡化以及共用資料等。此套系統結合了「行政系統單一入口EIP」、「會計系統」、「請採購系統」、「採購系統」、「人事系統」、「進用系統」、「保險系統」、「差勤系統」、「薪資系統」、「出納系統」、「零用金系統」、「財產系統」和「簽核系統」等(圖3),將系統間的業務可互相使用介面、擷取資料與存取資料。另外,此套系統也整合院內其他系統以達到最大程度的資料交換及共享效益,包括:AD系統、圖書系統、工時系統、宿舍系統、計管系統、終身學習系統、提供其他系統單一登入機制、整合其他系統簽核流程等。

四、人性化操作介面
為提供使用者便利登入各相關應用系統,除建立單一登入入口外,亦於使用者於登入後首頁畫面即時顯示與其有關的系統處理訊息通知的個人儀表板,並將與個人相關之基本資料處理作業選項(如個人保管財產、個人薪資等)整合於頁面,一覽無遺,方便操作(圖4)。

五、決策資訊
此套整合系統運作後,可將平日累積大量的資料,經由資料分析、統計後提供主管及時參考或用於決策,例如:組織架構人力資源資訊、資產資源資訊、綱要計畫執行率等(圖5)。

六、系統效益
1. 作業資料即時同步
系統作業由源頭系統輸入,業務系統直接接收資料進行後續業務處理以縮短作業時間、降低作業延誤發生及提升行政作業效率。例如:請購系統為請採作業的就源端作業,由請購人輸入各式請採業務所需資料,採購系統與會計系統接收資料進行後續的招標須知、議比價及傳票等作業。進用外網系統為進用系統就源端作業,由進用人員於進用外網系統登打進用業務所需資料後,進用系統接收資料進行後續作業。

2. 資料整合效益
此套系統整合多項子系統,分別為「會計」、「請購」、「採購」、「出納」、「零用金」、「財產」、「人事」、「進用」、「保險」「薪資」、「差勤」、「簽核」、「供應商」及「進用外網」系統,各系統間資料互相流轉,減少重複繕打造成的人力浪費、消弭各系統重複建置資料造成的資料不一致以及降低多重繕打資料的錯誤率,進而縮短作業時間、降低作業延誤發生與提升行政作業效率。

3. 橋接異質系統資料
除前述各項子系統外,此套系統亦與院內其他系統資料互相橋接以達到資源共享的目的,例如:請採購系統的小額採購人資格橋接院內終身學習系統資料、會計系統的計畫資料橋接院內的計畫管理系統資料、出納收據開立資料由院內系統寫入本專案資料交換中介資料、離院申請介接院內資料(如圖書、財產、軟體等)等,以確認負責業務是否完成交接或使用資產是否歸回。

4. 各子系統申辦皆可線上簽核
此套系統申請作業皆有線上簽核流程。簽核過程亦開啟相關業務系統作業,可立即完成系統所需關聯業務的資訊更新,避免業務延遲、業務資訊不完整或不一致等,以提升行政作業效率。例如:請購作業簽核至經費管理人時,能一併完成指定計畫主持人;簽核流程至會計室時能一併完成審核作業;有關新進人員報到、人員異動或人員離職申請簽核完成後,系統皆會自動將人員(異動)資料更新回寫至人事系統、保險系統及受款人資料等。

文/圖:資訊中心陳宗增

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